5 Vipengele vya Udhibiti wa Ndani Ufanisi

Kuzuia na kuchunguza uovu wa mfanyakazi katika ofisi yako ya matibabu

Udhibiti wa ndani hufafanuliwa kama mchakato uliotengeneza udanganyifu, kulinda rasilimali za kampuni, na kuhakikisha kufuata sheria na kanuni. Udhibiti wa ndani ni ufanisi tu ikiwa umewekwa na mahitaji maalum ya ofisi ya matibabu, kutekelezwa, kufuatiliwa, na kupimwa ili kuhakikisha wanafanya kazi kama ilivyopangwa.

Ofisi ya matibabu inapaswa kuchukua mbinu thabiti ili kuzuia na kugundua uovu wa mfanyakazi kwa kuwa na sera inayowekwa juu ya udhibiti wa ndani. Kuzuia na kugundua hufanya jukumu muhimu sana katika mchakato wowote wa udhibiti wa ndani kwa kupunguza kiwango fulani cha hatari.

1 -

Mazoezi ya Kukodisha

Kuajiri wafanyakazi bora wa ofisi ya matibabu ni njia bora ya kuimarisha mchakato wa udhibiti wa ndani. Kuajiri wafanyakazi ambao ni wenye uwezo, waaminifu na wenye kuaminika na wagombea wa kujitunza vizuri ni busara tu ya biashara. Ufuatiliaji wa asili na hundi ya kumbukumbu ni njia rahisi za kupalilia mazao yoyote mabaya na kuzuia watu fulani kutoka kwa kuomba kazi.

Ingawa waajiri wa zamani hawaruhusiwi kutoa taarifa yoyote isipokuwa hali ya ajira na ustahiki wa kurejesha, unaweza kuomba kwamba waombaji kutoa habari za mawasiliano kwa wasimamizi wa zamani au wafanyakazi wa kazi ili kupata habari zaidi. Ufuatiliaji wa asili ikiwa ni pamoja na hundi za mikopo pia hutoa maelezo kuhusu historia ya mwombaji.

Zaidi

2 -

Kugawanyika kwa Wajibu

Kugawana majukumu kuzuia mfanyakazi mmoja kuwa na wajibu wa shughuli nyingi zinazohusisha utunzaji wa fedha. Wakati wowote mfanyakazi anapaswa kushughulikia fedha lazima awe na mtu mmoja ambaye anaidhinisha shughuli fulani, mtu mwingine anayehusika na usindikaji, na tofauti ya kuunganisha na kuhifadhi kumbukumbu. Hii inahakikisha kuwa hakuna mtu mmoja anayeweza kufanya kazi yoyote ambayo haipatikani au kupitiwa na mtu mwingine.

Kugawanyika kwa majukumu hufanya iwe vigumu kwa kiasi chochote cha fedha kupotea, iwe kwenye kiwango cha dawati cha mbele au ngazi ya utawala wa ofisi ya matibabu. Wakati wafanyakazi wanajua kwamba kila mchakato unapatikana na kufuatiliwa, inalenga usahihi na uaminifu katika kufanya kazi.

3 -

Nyaraka

Kila shughuli za fedha zinapaswa kuwa na njia ya karatasi. Nyaraka sio tu mazoezi ya kuandika au kuandika vitendo, lakini pia ya kuhifadhi nakala za rekodi zote za kifedha kama vile ankara na utoaji wa malipo. Wafanyakazi wanapaswa kutambuliwa kamwe kufanya shughuli kulingana na ombi la maneno.

Nyaraka za halali zinajumuisha fomu rasmi za ofisi ya matibabu, barua ya barua, au ankara na inapaswa kuidhinishwa kwa saini, wakati inahitajika. Cheki lazima daima kuwa na ankara, kama inapaswa kurejeshwa, uhamisho wa fedha au uandikishaji wa malipo. Fedha zinapaswa kukubaliwa tu, hazijawahi kupatiwa isipokuwa kurudi mabadiliko ya mgonjwa. Upatanisho wa kisanduku cha sanduku unapaswa pia kuandikwa mwanzoni na mwisho wa kila mabadiliko.

4 -

Vifungo vya kimwili na vya elektroniki

Matumizi ya salama, mifumo ya kengele, kamera, na kufuli zinaweza kusaidia ofisi ya matibabu katika data ya kulinda, hesabu, mali, na fedha.

1. Weka masanduku yote ya fedha, hundi, na vitabu vya kupokea vifungwa salama na upungufu mdogo kwa wafanyakazi wa ofisi ya matibabu. Mchanganyiko unapaswa kubadilishwa mara kwa mara.

2. Kuwa na mifumo ya kengele iliyopo kwa baada ya masaa na siku zisizo za kazi.

3. Kamera zinaweza kuwekwa kwenye kila mlango na kuondoka, dawati la mbele na linalenga salama.

4. Weka milango kwenye chumba cha usambazaji na / au baraza la mawaziri la maduka ya dawa limefungwa wakati wote na kuruhusu upatikanaji wa maeneo fulani kama inahitajika.

Ulinzi wa umeme hujumuisha matumizi ya nywila na kuzuia upatikanaji wa wafanyakazi wenye mamlaka tu.

5 -

Ufuatiliaji wa Uendeshaji

Mchakato wowote wa udhibiti wa ndani hauwezi kukamilika bila njia ya kufuatilia uendeshaji. Ufuatiliaji wa ndani wa ndani unahusisha kuchunguza shughuli za kila siku ili kuhakikisha taratibu zinafanya vizuri.

1. Upatanisho wa Fedha

2. Ukaguzi wa Akaunti au chati

3. Uhakikisho kwa kulinganisha ripoti

4. Ukaguzi wa daima wa hesabu

Kuweka jicho la karibu juu ya mchakato wote ni muhimu, lakini kwanza kabisa meneja wa ofisi ya matibabu lazima:

1. Kuanzisha sheria na malengo

2. Kuwasiliana na wafanyakazi wote

3. Kutoa maoni mara kwa mara