Mawasiliano ya umeme inakuwa maarufu zaidi siku hizi kuliko simu, "konokono" barua na, hata wakati mwingine, mikutano ya uso kwa uso. Katika mazingira yoyote ya kitaaluma ikiwa ni pamoja na ofisi ya matibabu, ni muhimu kuchunguza mambo kadhaa wakati wa kutuma barua pepe kwa wenzake, wagonjwa, madaktari, hospitali, wachuuzi au wataalamu wengine.
Watu hutumia sehemu kubwa ya kufunguliwa kwa siku zao na kusoma barua pepe.
Wakati wa thamani haipaswi kupotezwa kwenye barua pepe zisizofaa na zisizo muhimu. Utaalamu huo unayoweza kutumia kwenye simu, mawasiliano ya barua au uso kwa uso lazima pia uelezwe kwa barua pepe. Daima kumbuka kuwa barua pepe ni fomu ya mawasiliano na njia ambayo mpokeaji hutafsiri ujumbe ni jambo pekee linalohusika.
Kabla ya kujenga na kutuma barua pepe, jiulize maswali kadhaa.
- Je, barua pepe ndiyo njia bora ya mawasiliano kwa habari ninazotuma?
- Je, ni mtaalamu?
- Je, ni HIPAA inayokubaliana?
- Je! Inasimama kwa usahihi kwangu na ofisi ya matibabu?
Barua Etiquette Kanuni # 1
Fikiria juu ya maudhui ya ujumbe wako kabla ya kushinikiza SEND . Hakikisha kuwa barua pepe ndiyo aina sahihi ya mawasiliano kwa ujumbe wako badala ya simu au mkutano. Kumbuka kwamba maudhui yanapaswa kutafakari picha na kiwango cha ustadi uliotarajiwa wa Ofisi yako ya Matibabu.
Usitumie , uendelee, au jibu barua pepe yoyote ambayo ina maovu, ya kukera, ya udanganyifu, ya kupotosha, ya rangi au ya kijinsia. Adhabu inaweza kuwa kali kwako na Ofisi ya Matibabu.
Barua Etiquette Rule # 2
Je, matumizi ya sarufi sahihi, punctuation, na spelling. Tena, ujumbe wako ni mfano wa Ofisi yako ya Matibabu.
Pia, hakikisha kuweka ujumbe kwa ufupisho na kutumia mpangilio sahihi wa ujumbe wako ambayo inafanya iwe rahisi kusoma. Thibitisha barua pepe yako kabla ya kugonga SEND .
Usitumie KATIKA CAPS kama hii inachukuliwa kulia au kupiga kelele kwenye ulimwengu wa mtandaoni. Tumia ujasiri au italiki ili kusisitiza neno au maneno. Pia, jaribu kutumia fonts nyingi za ajabu au za ajabu kama hii inafanya kuwa vigumu kusoma kwa barua pepe yako.
Barua Etiquette Kanuni # 3
Je, hakikisha barua pepe inatumwa kwa wapokeaji sahihi. Taarifa katika Ofisi ya Matibabu, hasa kuhusiana na habari za mgonjwa, inapaswa kugawanywa kwa haja ya kujua msingi tu. Pia, fikiria kwamba watu wanaweza kuzingatia habari ambazo sio muhimu kwao kama "barua ya junk".
Usizungumze na maelezo ya kibinafsi na ya siri au ambatanisha faili za mgonjwa kwa barua pepe. Tumia nambari za akaunti za mgonjwa au nambari za kurekodi matibabu ili kumshauri mtu ahakike akaunti. Maelezo yako lazima ieleweke huko.
Barua Etiquette Rule # 4
Jibu barua pepe za kitaaluma ndani ya masaa 24 iwezekanavyo. Ikiwa hakutakupa muda wa kutosha, angalau kujibu kwa kuwa umepata barua pepe na utawafikia haraka iwezekanavyo.
Usijibu barua taka au maombi ya kujiandikisha / kujiondoa.
Hii itazalisha barua taka zaidi ambayo itapungua barua pepe yako ya biashara.
Barua Etiquette Kanuni # 5
Fanya hisia nje ya barua pepe. Kuwa wa heshima na mtaalamu. Jua ambao unaweza kuwa rasmi na baada ya muda wa kutosha umejenga aina hiyo ya uhusiano.
Usiseme chochote kwenye barua pepe ambayo unaweza kujuta baadaye. Kuwa makini wakati wa kutuma au kujibu barua pepe kwa hasira. Usifanye maoni binafsi kuhusu mtu mwingine, fanya maoni ambayo yanaweza kumshtaki mtu au kusema chochote ambacho huwezi kusema kwa mtu.
Barua Etiquette Rule # 6
Je , unapaswa kupiga kelele, utani, na ucheshi kwa kiwango cha chini. Vidokezo mara nyingi "kupotea katika tafsiri" katika barua pepe na watu huenda si mara zote kupata joka.
Fikiria juu yake kutoka mtazamo wa mpokeaji.
Usitume , uendelee, au jibu barua za mnyororo. Ni tabia isiyo na faida na watu wengine wanaona hii kama barua isiyo ya kawaida. Kumbuka kwamba maudhui yoyote unayotuma yanapaswa kutafakari picha na kiwango cha utaalamu uliotarajiwa wa ofisi yako ya matibabu.